Personvernerklæring

1. Hvem er ansvarlig

Hyttekontoret er et privat prosjekt drevet av Jørgen Kristiansen, som er behandlingsansvarlig for brukerkontoene og for driften og sikkerheten i tjenesten. For familier, venneflokker og hyttelag gjelder det også opplysningene i gruppen. Administratoren i gruppen bestemmer hvem som får tilgang til hytta og til gruppens opplysninger.

For firmahytter er arbeidsgiveren behandlingsansvarlig for opplysningene om ansatte og bookinger i gruppen, fordi arbeidsgiveren bestemmer hva de brukes til, for eksempel ved fordeling av populære ferieuker. Hyttekontoret behandler dem da på vegne av arbeidsgiveren som databehandler.

Spørsmål om personvern kan rettes til administratoren i gruppen din, eller til oss på hei@hyttekontoret.no.

2. Hvilke opplysninger vi behandler

Vi behandler bare det som trengs for å dele og booke hytter:

• Konto: e-postadresse, brukernavn, visningsnavn, profilbilde, en kort beskrivelse av deg selv, land og innstillinger for varsler. Passordet lagres kun som en kryptografisk hash.
• Medlemskap: hvilke grupper og hytter du er med i, og hvilken rolle du har.
• Bookinger: datoer, antall gjester, meldinger om oppholdet og eventuelle notater fra administrator.
• Reiseinformasjon du selv legger inn i driftsplanen, som ankomst- og avreisetid og flynummer.
• Innhold du deler: innlegg i gjesteboken, tilbakemeldinger, bilder og meldinger.
• Logger: en endringslogg over hvem som endret hva og når, og en oppholdslogg over gjennomførte opphold.
• Tekniske opplysninger: IP-adresse, nettleser og tidspunkt i innloggings- og serverlogger hos underleverandørene, for sikkerhet og feilsøking.

3. Formål og rettslig grunnlag

Opplysningene brukes til å drive tjenesten: booking, fordeling av hytteperioder, varsler, drift og renhold.

• Avtale (GDPR art. 6 nr. 1 bokstav b): for å gi deg tilgang til tjenesten og behandle bookingene dine.
• Berettiget interesse (art. 6 nr. 1 bokstav f): for sikkerhet, endringslogg, feilsøking og rettferdig fordeling av hytteperioder.
• For firmahytter: arbeidsgiverens berettigede interesse i å administrere et velferdstilbud for de ansatte.

Vi selger ikke personopplysninger, og vi bruker dem ikke til reklame eller sporing. Ved trekning av populære perioder kan tidligere tildelinger telle med, slik at de som har fått lite, får større sjanse. Administrator i gruppen gjennomfører trekningen og kan overstyre resultatet.

4. Hvem ser opplysningene

Du ser bare data i grupper du er medlem av, og det samme gjelder alle andre.

• Medlemmer i samme gruppe ser navnet ditt, når du har booket, og reisetider du har lagt inn i driftsplanen. Administrator kan velge at andres bookinger vises som «Gjest» i kalenderen. Det skjuler navnet i visningen, men er ikke en full anonymisering: medlemmer med teknisk innsikt kan fortsatt finne ut hvem som har booket.
• Administratorer og eier av gruppen ser medlemmer, bookinger og tilbakemeldinger i gruppen.
• Drift (renhold eller vaktmester) ser kalenderen og driftsplanen, inkludert reisetider du har lagt inn, men ikke adgangskoder eller tilbakemeldinger.
• Underleverandører som drifter tjenesten for oss: Supabase (database og innlogging), Netlify (nettsiden og serveren) og Resend (utsending av e-post).

Underleverandørene behandler opplysningene etter sine databehandleravtaler og bare etter våre instrukser. Supabase, Netlify og Resend er amerikanske selskaper, og opplysninger kan bli behandlet i USA. Overføringen bygger på EU–US Data Privacy Framework der leverandøren er sertifisert, og ellers på EUs standard personvernbestemmelser (SCC).

Lenker, profilbilder og hyttebilder som ligger på andre nettsteder, hentes direkte derfra når du ser dem. Det nettstedet kan da se IP-adressen din.

5. Lagring og sletting av data

Vi lagrer opplysningene så lenge du har en konto og er medlem av en gruppe, og ikke lenger enn det er behov for.

• Når du forlater en gruppe eller blir fjernet, slettes bookingene, favorittene og varslene dine i den gruppen. Innlegg i gjesteboken, tilbakemeldinger og bilder du har lagt ut, hører til hytta og blir liggende.
• Du kan slette kontoen din under Min side. Da slettes profilen og bookingene dine, og grupper der du er eneste medlem slettes sammen med kontoen. Er du eneste administrator i en gruppe med andre medlemmer, må du først gjøre noen andre til administrator eller slette gruppen. Innlegg i gjesteboken, tilbakemeldinger og bilder blir liggende hos hytta, men navnet ditt fjernes fra dem. Oppholdsloggen og endringsloggen kan fortsatt inneholde spor etter deg (se under).
• Oppholdsloggen beholdes av gruppen som dokumentasjon på hvem som har brukt hytta, og slettes når gruppen slettes. Endringsloggen (hvem som endret hva og når, med innholdet før og etter) lagres av sikkerhetshensyn i 12 måneder og slettes deretter automatisk. Den slettes ikke tidligere når en konto eller gruppe slettes. Vil du ha opplysninger om deg fjernet før det, kan du kontakte oss.
• Slettede data kan ligge i sikkerhetskopier hos leverandøren en begrenset periode før de overskrives.

Administrator for gruppen styrer sletting av data i gruppen. Administrator kan slette bookinger, fjerne medlemmer, slette hytter og slette hele gruppen med alle tilhørende data.

6. Dine rettigheter

Du har rett til innsyn i opplysningene om deg, og til å få dem rettet, slettet eller utlevert i et maskinlesbart format. Du kan også be om at behandlingen begrenses, eller protestere mot behandling som bygger på berettiget interesse. Mye kan du gjøre selv under Min side. Ellers kan du kontakte administratoren i gruppen eller oss på hei@hyttekontoret.no, så sender vi deg en kopi. Vi svarer innen 30 dager.

Mener du at vi behandler opplysningene dine i strid med regelverket, kan du klage til Datatilsynet.

7. Sikkerhet

All trafikk er kryptert (HTTPS). Tilgang styres i databasen, slik at du bare ser data i grupper du er medlem av. Adgangskoder vises bare for administratorer og for bekreftede gjester like før ankomst, og endringer logges.

8. Informasjonskapsler

Vi bruker bare nødvendige informasjonskapsler: innloggingsøkten din og valgt språk. Lys eller mørk modus, sist brukte gruppe og hytte og noen visningsvalg huskes i nettleseren din. Vi bruker ingen analyse- eller reklamesporing.

9. Endringer

Når erklæringen endres, viser vi den neste gang du logger inn, og ber deg bekrefte at du har lest den. Vi lagrer hvilken versjon og hvilket språk du har lest, og når. Bekreftelsen er ikke et samtykke; den viser bare at du har fått informasjonen.